Paikkatiedot kiertoon keskitetysti
Kirjoittaja: Outi Hermans, Outi.Hermans[at]hel.fi
Artikkeli pdf-muodossa (Positio 2/2010)
Organisaatiota voi verrata ihmiskehoon: luusto on teknologiaa, lihakset tietojärjestelmiä ja veri tietoa. Tiedon luonne on sama kuin alati kiertävällä verellä. Sitä pitää tuottaa, puhdistaa, kierrättää ja hyödyntää. Tieto on organisaation elinehto, jonka laatu pysyy hyvänä, kun se on tehokkaassa käytössä.
Paikkatieto on erityinen osa organisaation aineetonta pääomaa, sillä se tarjoaa maantieteellisen näkökulman lähes kaikkeen rekisterien sisältämään tietoon. Kartta on luonnollinen tapa yhdistellä, lisätä, jakaa ja visualisoida tietoa, mikä tekee siitä tehokkaan tiedonhallinta- ja käyttömuodon.
Paikkatiedon tehokas käyttö on organisaation eri ammattialojen yhteistoimintaa kysyvä, yhteisen tietopääoman hallintaa vaativa tehtävä. Jokaisella toimijalla on siinä vastuunsa mutta myös saatavaa muilta osapuolilta. Onnistuessaan yhteistoiminta on otollinen kenttä sähköisten palvelujen innovaatioille. Teknologioiden toimiva kokonaisuus on yksi edellytys, mutta tärkeämpää on yhteensopiva tieto, jota hoidetaan yhdessä kaiken muun keskeisen tiedon kanssa.
Hyviin tiedonhallinnan periaatteisiin kuuluu, että tietoa ylläpidetään yhdessä paikassa yhteen kertaan eikä samaa tietoa tuoteta eri järjestelmissä moneen kertaan. Päällekkäinen tiedon ylläpito tuottaa epäyhtenäisyyttä ja puutteitakin, kun vastuut tiedonmuodostumisen kokonaiskentässä hämärtyvät. Varsinkin isoissa organisaatioissa syntyy helposti tilanteita, joissa yksiköt turvaavat omaa tiedonsaantiaan ja toimintaansa tulosjohtamisen paineissa.
Jos yhtenäisen tiedonhallinnan näkemys kaikkien toimijoiden kesken puuttuu, syntyy tilanteita, joissa tieto ei kohtaa tarvitsijoitaan ja tarvitsijat pyytävät sellaista, mitä kukaan ei tuota.
Kuuntele poikkititeellisesti
Paikkatieto sähköisissä palveluissa, asiointisovelluksissa ja raportoinnissa tuo kartat tiedon ja palvelujen tueksi. Kytkentä IT-hallintaan on ilmeinen ja hyödyt kumulatiiviset.
Tarvitaan kuitenkin paljon yhteistä tahtoa, jotta paikkatiedon maine erikoisalana halutaan kohdata ja ylittää ja jotta paikkatietoa käsitellään organisaation kokonaisuuden kannalta ainoalla järkevällä tavalla – yhteisenä resurssina ja ratkaisuna IT:n kokonaisuudessa. Ammattialojen innovatiivisissa kohtaamisissa on mahdollisuus oppia toisenlaista lähestymistä asioihin ja oivaltaa uutta omastakin alasta, kunhan on tahtoa kuunnella.
Käsite ”kartta” on edelleen yhteinen kaikille paikkatiedon tuottajille ja käyttäjille. Sen toivoisi olevan laajassa käytössä paikkatietoasiantuntijoidenkin työkielessä, vaikka puhuttaisiin paljosta muustakin tiedonkäsittelystä kuin pelkästään kartoista.
Varastointi ja jakelu kaipaavat tehostamista
Olemme viime vuosikymmenen aikana todistaneet suurta murrosta organisaatioiden tiedonkäsittelyssä, kun piirtäjien ja assistenttien ennen tekemä tiedonkäsittely ja visualisointien tuottaminen on siirtynyt osaksi suunnittelijoiden, insinöörien ja tutkijoiden työtä.
Käsiteltävät tiedot ovat entistä älykkäämpiä, järjestelmät toiminnoiltaan monipuolisempia ja tuotokset komeampia, mutta onko työaika tehokkaasta, jos tietojen etsimiseen, muokkaamiseen ja käsittelyyn käytetään aikaa konttorin jokaisen pöydän ääressä? Tietopalvelutoimintojen rooli on tärkeä.
Sama on tilanteemme kansallisesti. Nyt, kun jokaisessa organisaatiossa ihmetellään tietojen saatavuutta, maksullisuutta ja käytön haasteita, voisi hyvänä ratkaisuna toimia paikkatietojen keskitetyt jakelu- ja tietopalvelutavat sekä organisaation sisällä että kansallisesti. Hajautettu tuotantovastuu ja keskitetyt jakelukanavat auttavat toimijoita keskittymään olennaiseen.
Organisaation tuottama paikkatieto kannattaa laittaa tehokkaasti jakoon, koska sille voi löytyä yllättäviäkin käyttötapoja. Tiedon tuottaja ei aina näe niitä kaikkia. Käytön myötä tiedon laatu paranee ja muotoutuu yhä paremmin käyttötarpeita vastaavaksi.
Ihmiskehon toiminta ei ole mahdollista ilman yhteentoimivaa luuston, lihasten ja veren kokonaisuutta. Organisaation toiminnassa parhaatkaan teknologiat tai järjestelmät eivät korvaa elintärkeää tietoa. Vain hyvin hallittu tieto pitää organisaation elossa!