Systeemiäly - älykästä inhimillistä toimintaa systeemin parhaaksi
Kirjoittaja: Jaana Mäkelä, Aalto-yliopiston teknillinen korkeakoulu
Artikkeli pdf-muodossa (Positio 2/2010)
Systeemiäly korostaa tilannetajun merkitystä ja toimintaa nykyhetkessä.
Elämme ja toimimme joka päivä erilaisissa systeemeissä. Työpaikalla olemme osa organisaatiota, osastoa ja tiimiä. Toimimme ehkä asiantuntijajäsenenä erilaisissa paikallisissa, alueellisissa tai valtakunnallisissa työryhmissä. Systeemi voi olla luonteeltaan pysyvä työorganisaatio tai vain tietyn ajan kestävä yksittäinen kokous.
Inhimillisiä toimintoja sisältävä systeemi muodostuu systeemin rakenteista ja ihmisistä. Rakenteet voivat olla näkyviä, kuten fyysiset työtilat, organisaatiorakenne ja työmenetelmät tai näkymättömiä. Työyhteisössä ihmiset luovat ”näkymättömiä” sosiaalisia rakenteita, jotka voivat olla kaikkien kannalta positiivisia tai epäedullisia, esimerkiksi tapa tervehtiä muita työntekijöitä tai olla tervehtimättä heitä.
Systeemiäly koskee systeemejä, jotka sisältävät inhimillisiä toimintoja. Voimme tarkastella yksittäisen ihmisen tai kokonaisen organisaation systeemiälykkyyttä. Systeemiälyn tarkoituksena on koko systeemin parantaminen älykkäämmän inhimillisen toiminnan avulla.
Professorit Raimo Hämäläinen ja Esa Saarinen määrittelevät systeemiälyn seuraavasti: ”Systeemiäly on älykästä toimintaa, joka hahmottaa vuorovaikutuksellisia takaisinkytkentöjä sisältäviä kokonaisuuksia. Systeemiälykäs henkilö huomioi luovasti ja tarkoituksenmukaisesti ympäristönsä, itsensä sekä vuorovaikutuskokonaisuuden, minkä nämä muodostavat. Hän osaa toimia siinä älykkäästi”.
Toiminnan vaikuttavuus syntyy ihmisten välisissä vuorovaikutustilanteissa. Kun systeemin toimintaan halutaan positiivinen muutos, tarvitaan jokin inhimillinen muutosvoima, joka käynnistää halutun muutoksen. Jopa yksittäisen ihmisen positiivinen inhimillinen teko voi olla tällainen laukaiseva tekijä.
Miten systeemiälykäs toiminta näkyy ja voi vaikuttaa paikkatietoalalla?
Luottamus ja positiivinen käyttäytyminen tuovat menestystä
Paikkatietosovellusten ja paikkatietotuotteiden kehitystyö tehdään yleensä tiimityönä. Monesti tavoitteissa ja lopputuotteissa tyydytään tavanomaisuuteen. Loistava tuote syntyy vain erittäin hyvän ammattiosaamisen ja tiimin piilevän inhimillisen potentiaalin vapautumisen kautta. Potentiaalin vapautuminen vaatii luottamuksen ilmapiirin, joka tukee työntekijöiden uskallusta kokeilla ja kehittää uutta ja sallii myös epäonnistumisen.
Kuuntele ja kannusta
Marcial Losadan ja Emily Heaphyn tutkimuksessa tarkkailtiin tiimien toimintaa ja analysointiin mitkä inhimilliset tekijät erottavat huipputiimin heikosta tiimistä. Tiimit oli luokiteltu etukäteen kolmeen ryhmään niiden liiketoiminnallisen suorituskyvyn (mittareina mm. taloudellinen tulos ja asiakastyytyväisyys) perusteella.
Tutkimuksessa tarkkailtiin kuuttakymmentä eri tiimiä, ja tarkkailijat koodasivat kunkin tiimin jäsenten välisen vuorovaikutuksen kokoustilanteissa. Tutkimusaineisto analysoitiin matemaattisilla menetelmillä. Henkilöiden sanallinen viestintä luokiteltiin kolmeen eri pariin: positiivisuus/negatiivisuus, kysyvä/asianajo, muut/itse.
Henkilön puhe luokiteltiin positiiviseksi, jos hän oli kannustava, rohkaiseva ja arvostava muita henkilöitä kohtaan. Negatiivisuus ilmeni paheksuntana, sarkasmina ja kyynisyytenä. Kysyvä henkilö oli kiinnostunut muiden mielipiteistä ja näkökulmista, kun taas vastakkaisesti käyttäytyvä henkilö keskittyi ajamaan vain omaa asiaansa.
Losadan ja Heapyn tutkimuksen tulokset on esitetty taulukossa. Kun huipputiimillä positiivisten kommenttien määrä oli lähes kuusinkertainen negatiivisiin verrattuna, niin heikolla tiimillä vastaava suhde oli 0,3. Huipputiimissä keskustelu vaihteli tasapuolisesti omien asioiden ja ulkoisen ympäristön tarkastelun kesken. Heikot tiimit keskittyivät kokouksen alusta asti vain omien asioiden pohtimiseen ja ajamiseen.
Tutkimus osoittaa, että toisia ihmisiä arvostava positiivinen käyttäytyminen vaikuttaa tiimin tuottavuuteen ja menestykseen. Luottamuksellisessa ja turvallisessa ilmapiirissä ihminen saa olla oma itsensä. Tämä vapauttaa hänen energiansa siihen toimintaan, joka on systeemin kannalta tärkeää. Heikon tiimin on aina mahdollista muuttaa sisäistä vuorovaikutusmallia. Jopa yhden tiiminjäsenen systeemiälykäs toiminta voi olla se laukaiseva tekijä, jolla saadaan positiivinen muutos aikaan.
Kansallinen paikkatietoinfrastruktuuri – avoimella vuorovaikutuksella yhteisen vision toteutukseen
Kansallisen paikkatietoinfrastruktuurin toteuttaminen tarkoittaa toisaalta uuden systeemin luomista ja toisaalta jonkinlaista muutosta lähes kaikkiin niihin systeemeihin, jotka ovat osana uutta infrastruktuuria. Eri organisaatiot osallistuvat uusien rakenteiden ja toimintamallien kehittämiseen. Yhteistyötä tekevät mm. lainsäädännöstä ja infrastruktuurin hallinnoinnista vastaavat organisaatiot sekä paikkatietojen ja paikkatietopalvelujen tuottaja- ja käyttäjäorganisaatiot. Vaikka vastuu toteutuksesta on organisaatioilla, niin toimivan paikkainfrastruktuurin toteuttaminen perustuu organisaatioissa toimivien ihmisten haluun ja kykyyn myötävaikuttaa tavoitteiden saavuttamiseen.
Pystymme omalla toiminnallamme muuttamaan vain sellaisia systeemejä, jotka kykenemme hahmottamaan. Harva meistä on aluksi pystynyt arvioimaan paikkatietoinfrastruktuurin kokonaisuutta sekä sen merkitystä ja vaikuttavuutta omaan toimintaan tai koko yhteiskuntaan.
Sitoudun, kun ymmärrän
Inspire-direktiivin mahdollistaman kansallisen paikkatietoinfrastruktuurin syntyminen tarkoittaa muutosta vallitseviin tapoihin tuottaa, jakaa ja käyttää paikkatietoja. Muutos kokonaissysteemissä tarkoittaa aina myös muutoksia siinä toimivien organisaatioiden ja henkilöiden rooleihin. Systeemin muutokseen sitoutuu täysipainoisesti vasta sitten, kun ymmärtää ja hyväksyy oman muuttuvan roolin ja alkaa toimia sen mukaisesti.
Infrastruktuurin toteuttamisen alkuvaiheessa painopiste on ollut eri organisaatioille koituvien velvoitteiden esittämisessä ja ymmärtämisessä. Vasta infrastruktuurin tuomien mahdollisuuksien ja hyötyjen konkretisoituminen sekä osallistuvien organisaatioiden että yksittäisten ihmisten työssä sitouttaa toimijat lopullisesti vahvaan ja kestävään yhteistyöhön.
Paikkatietoinfrastruktuurin toteuttaminen on aloitettu systeemiälykkäästi. Toteutuksen koordinoinnista vastaavan Inspire-verkoston toiminta on avointa, ja vuorovaikutus eri toimijoiden välillä on jatkuvaa ja kaksisuuntaista. Kaikki halukkaat voivat olla mukana vaikuttamassa siihen, millainen kansallisesta paikkatietoinfrastruktuurista muodostuu.
Kansallinen paikkatietostrategia ja yhteinen visio paikkatietoinfrastruktuurista ovat syntyneet avoimen ja läpinäkyvän strategiaprosessin kautta. Useat työryhmät ja koulutustapahtumat ovat tarjonneet jokaiselle prosessiin osallistuvalle tilaisuuden kysyä, oppia ja vaikuttaa sekä kohdata muutos yhdessä samassa tilanteessa olevien kollegoiden kanssa. Kaikkien mukana olevien toiminnasta henkii halu olla aktiivisena vaikuttajana infrastruktuurin rakentamisessa.
Vasta inhimillinen toiminta käynnistää muutoksen
Useat yritykset ja julkishallinnon organisaatiot voisivat ja haluaisivat hyödyntää paikkatietoja ja paikkatietomenetelmiä hyvinkin laajasti. Paikkatiedon hyödyntämisen kasvu edellyttää sekä mahdollistavien tekijöiden että käynnistävien tekijöiden olemassaolon. Mahdollistavia tekijöitä ovat mm. paikkatietojen ja paikkatietosovellusten saatavuus omaan käyttöön. Myös koko organisaatiota koskeva strategia tai toimintasuunnitelma paikkatietojen hyödyntämisestä toimii mahdollistavana tekijänä.
Mutta vasta inhimillinen toiminta, kuten organisaation johdon ymmärrys ja sitoutuminen strategian toimeenpanoon, potentiaalisten paikkatiedon käyttäjien tietoisuuden ja osaamisen lisääminen sekä positiivinen vuorovaikutus asiantuntijoiden ja uusien käyttäjien välillä käynnistävät muutoksen.
Oivalluksia tässä ja nyt
Tietoisuuden lisääminen paikkatietojen hyödyistä ja paikkatieto-osaamisen lisääminen on haaste. Haastetta ei voiteta vain formaalien tilanteiden ja kanavien, kuten koulutustilaisuuksien tai julkaisujen, kautta. Hyvin usein tilanteet, joissa voi vaikuttaa, syntyvät ennalta arvaamatta esimerkiksi työpaikan käytävällä. Kollega pohtii ongelmaa, jonka paikkatietoasiantuntija ymmärtää ratkeavan paikkatietoja hyödyntämällä. Asiantuntijan nopea oivallus ja tahto myötävaikuttaa ongelman ratkaisuun voivat johtaa merkittäviinkin taloudellisiin säästöihin tai toiminnallisiin parannuksiin. Systeemiäly korostaakin tilannetajun merkitystä sekä toimintaa nykyhetkessä.
Mistä tunnistaa systeemiälykkään organisaation? Handolinin mukaan ”organisaation systeemiälykäs toiminta näkyy ulospäin näkyvien ja näkymättömien rakenteiden kukoistuksena eli asioiden sujuvuutena, toiminnan tehokkuutena, hyvänä työilmapiirinä ja työnilona”.
Meillä jokaisella on systeemiälykyky. Tämän kyvykkyyden hyödyntämisen ensimmäinen askel on systeemiälyn merkityksen ja vaikutuksen tiedostaminen. Voimme itse päivittäin valita, miten erilaisissa inhimillisissä vuorovaikutustilanteissa toimimme. Pienilläkin positiivisilla muutoksilla on vaikutusta, todistettavasti.
Tutkija Jaana Mäkelä tekee väitöskirjaa organisaation paikkatieto- ja systeemikypsyydestä. Sähköposti: jaana.makela[at]tkk.fi
Lähteitä:
R. Hämäläinen ja E. Saarinen, 2005. Johdanto julkaisussa Systeemiäly 2005, http://www.systemsintelligence.tkk.fi/SI2005.html.
M. Martela, 2005. Systeemiälyni. Julkaisussa Systeemiäly 2005.
V-V. Handolin, 2005. Työyhteisöjen systeemiäly ja supertuottavuus. Julkaisussa Systeemiäly 2005.
M. Fischer, 2004. Systems Intelligence in Business Organisations. Teoksessa Systems Intelligence – Discovering a Hidden Competence in Human Action and Organizational Life, http://www.systemsintelligence.tkk.fi/SI2004.html#en
J. Mäkelä, R. Vaniala ja P. Ahonen-Rainio, 2010. Maturity of GIS user organisations in the context of Spatial Data Infrastructures. Julkaisussa International Journal of Spatial Data Infrastructures / tarkastuksessa.
M. Losada ja E. Heapy, 2004. The Role of Positivity and Connectivity in the Performance of Business Teams: A Nonlinear Dynamics Model. http://mattselker.org/Documents/positive%20to%20negative%20attractors%20in%20business%20teams.pdf
31.5.2010 09:03