Hiljainen tieto tutkimusympäristöissä
Kirjoittajat: Marika Ahlavuo ja Hannu Hyyppä, TKK
Artikkeli pdf-muodossa (Positio 03/2009)
Tiedon ja metadatan on kuljettava, vaikka tekijät vaihtuisivatkin. Kuinka asiantuntijayhteisö saadaan oivaltamaan, että pienikin tiedon pala yhteisessä keossa on tärkeä?
Hiljaista, pinnan alla olevaa tietoa ja osaamista on jokaisella. Hiljaisen tiedon tunnistaminen, tallentaminen ja hyödyntäminen organisaation sisällä on jokaisen nykyaikaisen tietoyksikön ongelma. Hiljaisella tiedolla tarkoitetaan tässä vaikeasti määriteltävissä tai tallennettavissa olevaa henkilökohtaista kokemukseen pohjautuvaa tietoa ja taitoa, joka karttuu toiminnasta ja kokemuksesta kiteytyen taidoksi.
Jotta hiljaista tietoa voi jakaa organisaation sisällä, se tulee tehdä näkyväksi eli käsitteelliseksi ja visualisoida sanoiksi, kaavoiksi, numeroiksi, metatiedoksi.
Tutkimuksessa digitaalista aineistoa syntyy nykyisin gigoittain. Tiedon ja metadatan on kuljettava, vaikka tekijät vaihtuisivatkin. Johdon haasteena on tunnistaa hiljainen ja näkyvä tieto, jotta toiminta ja prosessit eivät vaarannu.
Lisäksi sähköinen media on herättänyt tiedonjanoisia, jotka vaativat tiedon tuomista esille yhä nopeammin. Uuden teknologian, tutkimuksen ja arkielämän välinen yhteys joudutaan esittämään yhä nopeammin ja näyttävämmin.
Vain olennainen tieto on valtaa
Tieto jalostuu yksittäisten havaintojen pohjalta malleiksi ja teorioiksi, joita yksilö ja organisaatio hyödyntävät omassa toiminnassaan. Erillisenä toimintona hiljaisen tiedon tuotteistaminen näkyväksi on kallista, hidasta ja usein turhauttavaa. Osana asiantuntijaorganisaation päivittäistä toimintaa hiljaisen tiedon näkyväksi tekeminen on uudenlainen mahdollisuus reagoida ulkoisiin vaatimuksiin. Palapelin palanen yksin ei hyödytä ketään, mutta sen puuttuminen voi estää asetettuun tavoitteeseen pääsemisen. Perinteisen ”tieto on valtaa”- sanonnan voisi päivittää esim. ”Tieto on valtaa, kun kykenee erottamaan olennaisen tiedon tietokaaoksesta osaksi tuloksellista toimintaa.”
- Yliopisto-opetuksessa on paljolti näkyvää tietoa. Uudet tutkimusmenetelmät ja -avaukset varsinkin poikkitieteellisessä tutkimuksessa ja verkostoissa asettavat suuria haasteita hiljaisen tiedon jakamiselle nopeasti ja tehokkaasti, selventää tutkimusjohtaja Petteri Alho Turun yliopiston Maantieteen laitokselta.
Tietovirtaprojekti avuksi
TKK:n Fotogrammetrian ja kaukokartoituksen tutkimusryhmässä hiljaisen tiedon näkyvöittämistä on tehty osana Tietovirtaprojektia (M.E.T.R.O) vuodesta 2001. Tietovirtoja kartoitettiin haastatteluin tutkimuksen, opetuksen, tekniikan, sidosryhmien ja vaikuttavuuden näkökulmista. Tavoitteena oli yksilön ja asiantuntijaorganisaation tietovirtojen visualisointi ja hiljaisen tiedon jalostaminen.
- Johdon tavoitteena oli hyödyntää työyhteisössä ja yksilössä olevaa hiljaista tietoa ja osaamista sekä huomioida ja tukea tutkijan omaa elinikäistä kehittymistä ja työnhyvinvointia osana tutkimusryhmän palapeliä, kertoo professori Henrik Haggrén TKK:lta.
Projektissa analysoitiin yksityiskohtaisesti henkilöhaastatteluin työura, osaamisalueet, tutkimuksen ja opetuksen vaatimat tietovirrat, henkilökohtaiset tavoitteet, käytetyt sidosryhmät tutkimusryhmässä ja sen ulkopuolella, tiedon dokumentointi- ja jakamistavat sekä hyödyntämispolut. Projektien tietovirrat sisälsivät tietämystä projektin osa-alueista ja toistuvista prosesseista, elinkaaresta, sidosryhmistä, tulosten hyödynnettävyydestä perus- ja jatko-opetuksessa sekä dokumentointitavoista ja mahdollisista spin-offeista.
Hiljainen tieto tuottamaan
Asiantuntijaorganisaatioissa työntekijöillä oli jopa 90 % tutkimusosaamisestaan hiljaisena tietona. Lisäksi dataähkystä on vaikea erottaa olennaista. Ilmeni, että tietomäärän kasvaminen ja dokumentoinnin siirtyminen lähes täysin tietokoneelle on aiheuttanut medialuku- ja uuskirjoitustaidottomuutta. Kaikkea hyödyllistä tietoa ei kyetä julkaisemaan, ei edes tallentamaan varsinkin, kun järjestelmälliset prosessit tarvittavan tiedon tallennukseen ja dokumentointiin puuttuvat.
Tutkitun organisaation toimintaa on saatujen tulosten pohjalta kehitetty muun muassa muodostamalla jatkuvasti päivittyviä tietovarastoja, analysoimalla organisaation tietopääomaa ja ohjaamalla työntekijöiden osaamista toisiaan täydentäviksi. Rekrytoinnissakin on huomioitu saatuja tuloksia muun muassa valitsemalla sopivan teoriapohjan omaavia, eri alojen luovia osaajia tutkimusryhmän osaksi tukemaan ryhmän kehittymismahdollisuuksia.
Käytettyjä hiljaisen tiedon siirtomenetelmiä olivat mentorointi, havainnointi, case-keskustelut, organisaatiorajat ylittävät tapaamiset, tiimityöskentelyt, toimintarutiinien muuttaminen, asiantuntijaverkostot, kohdevierailut, tehtäväkierrot, haastattelut, tiimit, raportoinnit ja yhteiset tietopankit sekä projektissa kehitetty progressiivinen ideariihipohjainen stand-up työskentely.
Tiedon näkyväksi tekeminen helpottaa koko organisaation mahdollisuutta panostaa oleelliseen. Tärkeintä on saada hiljainen tieto nopeasti, spontaanisti ja kattavasti organisaation tueksi. Jokainen organisaatiossa työskentelevä, oman työnsä johtaja, on käyntikortti organisaation sisällä ja ulkona. Omasta ja muiden tutkimuksesta tulisi osata kertoa vaihtuvissa ympäristöissä. On nähtävä oman toimintansa vaikutukset itselle ja sidosryhmille. Jaettu kokemusperäinen tieto tulee voida hyödyntää ketterästi uusissa, alati muuttuvissa toiminnoissa.
Tutkimusryhmän tietämyksen ja osaamisen pohjalta voidaan organisaation toimintaa ja osaamista ohjata ja muuttaa voimavaraksi muuttuvassa tutkimuskentässä. Työntekijöiden kokemukseen perustuvaa osaamista ja tietoa tulisi hyödyntää enemmän myös organisaation toimintoja kehitettäessä. Tiedon ja tietämyksen hallinta ovatkin pakollisia ensiaskeleita siirryttäessä kohti oppivia organisaatioita, jotka tähtäävät avoimuuteen, elinikäiseen oppimisen, innovointiin ja kilpailukykyyn. Vähitellen päästään kohti systeemiälykästä työelämää ja ketterää organisaatiota, jolloin työntekijät hahmottavat itsensä osana kokonaisuutta ja tunnistavat vaikutussuhteet ja rakenteet sekä toimivat tilanteen vaatimalla tavalla. Kehitetyt hiljaisen tiedon hyödyntämismallit vaativat sitoutumista ja dokumentointia pitkälläkin aikavälillä. Se, joka tämän toimintamallin omaksuu, voi oppia muilta ja muiden kanssa. Mallin sisäistämisessä voi mennä aikaa, mutta hallitsemalla prosessin voi osaamistaan kehittää yllättävilläkin alaan liittyvillä osa-alueilla.
- Paljolti näihin Tietovirta-hankkeessa saatuihin tuloksiin tukeutuu Maanmittaustieteen laitokselle perustettu Rakennetun ympäristön mittauksen ja mallinnuksen instituutti, jonka tarkoituksena on ammattimaistaa tutkimusta ja tiedonkulkua nykyaikaisissa verkostoissa, kertoo professori Henrik Haggrén TKK:lta.
Lohdutuksena tässä myllerryksessä on, että tuskin olemme yksin tässä tiedon ja vaatimusten viidakossa. Hiljaista tietoa on aina ollut eikä kyseessä ole suinkaan uusi asia. Jokaisella yksilöllä on omat ajatuksensa ja toiveensa omasta työstään sekä kehittymisestään. Vastaavasti jokaisella organisaatiolla on ideansa, visionsa ja strategiansa tavoitteisiin pääsemiseksi. Kokemus ja siihen pohjautuvat ajattelumallit, huippuosaajat sekä tietotaito ovat edelleenkin arvostettuja. Hiljaisen tiedon saaminen organisaation kilpailueduksi yksilön kehittymisen ja palkitsemisen rinnalla on tulevaisuutta. Kyseessä on kahden kauppa, joskus kannattaa olla nopea.
Marika Ahlavuo toimii TKK:n Rakennetun ympäristön mittauksen ja mallinnuksen instituutissa koordinaattorina ja Maanmittaustieteiden laitoksella Fotogrammetrian ja kaukokartoituksen tutkimusryhmässä verkostosihteerinä. Sähköposti: marika.ahlavuo[at]tkk.fi.
Hannu Hyyppä, dos., TkT, työskentelee TKK:lla tutkimusjohtajana Maanmittaustieteiden laitoksella sekä johtajana Rakennetun ympäristön mittauksen ja mallinnuksen instituutissa. Sähköposti: hannu.hyyppa[at]tkk.fi.
4.6.2010 14:12