Vastuut ja tavoitteet selkeiksi!
Kirjoittaja: Patrik Nyman, Pietarsaaren kaupunki
Artikkeli pdf-muodossa (Positio 4/2009)
Paikkatietojen tehokkaamman hyödyntämisen suurin este on paikkatietojen luokitus tukipalveluksi ja johdon asettamien tavoitteiden puute.
Paikkatietojen merkitys kunnallisella sektorilla kasvaa. Myös elinkeinoelämän puolella paikkatietopalvelujen kysyntä on lisääntynyt. Tämä on meille kunnissa paikkatietojen parissa työskenteleville ilahduttava uutinen, sillä tavoitteenamme on paikkatietoaineistojen ja paikkatietopalveluiden maksimaalinen hyödyntäminen. Paikkatietojen käyttöä voidaan vielä tehostaa. Haasteena näemme myös paikkatietojen tuottamisen. Hyvin usein paikkatietoja tuotetaan eri organisaatioissa monilla tahoilla, jopa ilman muodollista ohjausta.
Tämä artikkeli perustuu tekniikan ylempään insinööritutkintoon kuuluvaan tutkimukseeni, joka oli samalla ammattikorkeakoulu Noviaan tekemäni opinnäyte.
Viime vuosina on tehty muitakin opinnäytetöitä, joissa käsitellään paikkatietojen tehokkaampaa hyödyntämistä myös muissa organisaatioissa kuin kunnissa. Koska kuntien rooli korostuu Inspire-direktiivissä, oli mielestäni tarkoituksenmukaista pohtia näitä kysymyksiä uudestaan. Tarkastelen aihettani organisatorisesta näkökulmasta tekniikkaa korostamatta. Opinnäytetyöni tarkoituksena oli selvittää, voidaanko toimintaa omassa organisaatiossani parantaa. Tässä artikkelissa ongelmia käsitellään yleisemmällä tasolla.
Paikkatieto = tukitoiminto?
Opinnäytetyössäni olen tutkinut miten paikkatietoasioita käsitellään niissä kaupungeissa, joissa paikkatietojen työstäminen on kehittynyt pitkälle (benchmarking-tutkimus).
Viime vuosikymmenen aikana on karttojen ja rekisterien käsittely kunnissa muuttunut paljon, ja nykyisin paikkatietoja voidaan käyttää moneen eri tarkoitukseen. Tästä huolimatta paikkatietoalan lasketaan kuuluvan teknisen puolen tukipalveluihin kaikissa niissä kymmenessä kaupungissa, jotka osallistuivat tutkimukseen. Voidaankin todeta, että kyseessä on perinteinen karttatuotanto, josta on kehittynyt paikkatietopalvelu ilman organisaatiorakenteen radikaaleja muutoksia.
Monet suuret ja keskisuuret kaupungit ovat muodostaneet paikkatietoyksiköitä, jotka keskittyvät ainoastaan paikkatietokysymyksiin. Paikkatietoyksiköt luovat edellytykset sille, että perinteisen hallinnon hallitsemissa kunnallisissa organisaatioissa voidaan jatkossakin toimia innovatiivisesti.
Johto avainasemassa
Paikkatietoyksiköt sijoittuvat yleensä suhteellisen alhaalle kuntien organisaatiohierarkiassa. Sen tähden on usein hyvinkin haasteellista saada sekä johto että käyttäjät vakuuttuneeksi paikkatietojen monista mahdollisuuksista. Käytännössä osastojen täytyy sopia keskenään paikkatietoja koskevista kysymyksistä.
Suhteellisen alhaisesta muodollisesta asemasta huolimatta joidenkin kaupunkien paikkatietoyksiköt ja niiden vastuuhenkilöt ovat onnistuneet saavuttamaan korkeamman aseman organisaatiossa ja johtavat käytännössä koko paikkatietotoimintaa. Korkeamman aseman saavuttamiseksi on tarvittu ennen kaikkea pitkäjänteistä ja määrätietoista työtä sekä erittäin hyvä tuote. Tämä on luonnollisesti paljon työläämpi ja aikaa vaativampi tie kuin johdon selkeästi viitoittama strategia.
Mielestäni paikkatietojen tehokkaamman hyödyntämisen ja tuottamisen suurimpana esteenä on paikkatietojen luokitus tukipalveluksi sekä johdon asettamien tavoitteiden epämääräisyys. Kunnissa paikkatietojen kehittämistä koskevat aloitteet eivät ole kuntajohdon tekemiä vaan tulevat pääosin paikkatietoasioiden parissa työskenteleviltä asiantuntijoilta.
Ihanteellista olisi, että kehitys pohjautuisi johdon asettamaan selkeään tavoitteeseen. Johdolla on puolestaan useimmiten liian vähän tietämystä paikkatietoasioista, jotta se voisi asettaa selkeitä tavoitteita paikkatietotoiminnalle. Johdolle on myös tärkeää, että se huomioi taloudellisen kokonaisajattelun.
Lisäksi tulisi ottaa huomioon organisaatiolle koituva kokonaishyöty ja arvio siitä kuinka suuriksi kulut pidemmällä aikavälillä muodostuvat. Jos kokonaiskuvaa ei ole, on hyvin todennäköistä, että johto tekee lyhytaikaisia ratkaisuja ja hankintoja ainoastaan tuotteen hinnan perusteella.
Sääntöjä tiedon tuotantoon
Paikkatietoja syntyy eri puolilla organisaatiota. Yli osastorajojen tapahtuvassa tuotannossa tarvitaan selviä sääntöjä siitä miten vastuu jakaantuu eri osastojen kesken.
Yhtenä vaihtoehtona voisi olla laatujohtaminen. Tutkimuksessa ei ollut mukana ainoatakaan kaupunkia, jossa laatujohtaminen olisi ollut käytössä paikkatietotuotannossa. Tulos on varsin odotettu, koska laatujohtamista käytetään lähinnä yritysmaailmassa mutta hyvin vähän kuntapuolella. Sen sijaan monissa kaupungeissa on käytössä prosessikuvaukset, mikä voidaan tulkita niin, että kunnat käyttävät prosessikuvauksia laatujohtamisjärjestelmän sijasta. Prosessikuvaukset ovat hyviä, mutta hyvin ja oikein toteutettu laatujohtaminen voisi olla tehokkaampaa.
Vastuut ratkaistava
Kunnallisella sektorilla alan työtehtävät ovat hyvin vaihtelevia ja niissä vaaditaan erityisosaamista. Tästä johtuen tilannetta on käytännössä vaikea edesauttaa esimerkiksi työkierron kautta, joka muutoin saattaisi lisätä ymmärtämystä paikkatietojen käsittelyä kohtaan. Tässä yhteydessä selostetut menetelmät soveltuvat paremmin yritysmaailmaan ja ovat siten tuntemattomampia kunnallisissa organisaatioissa. Uusien menetelmien tutkimisesta ei kuitenkaan koidu mitään haittaa paikkatietojen käsittelyn jatkuvasti monipuolistuessa ja kehittyessä.
Eri ammattialojen erikoistuminen on vauhdittanut kuntien välistä yhteistyötä ja synnyttänyt kuntaliitoksia. Kuntien ei tarvitse kilpailla toistensa kanssa paikkatiedoista, ja sen takia kannattaa tehdä monenlaista yhteistyötä myös muiden kuntien kuin naapurikuntien kanssa. Paikkatietoja kehitetään ennen kaikkea kuntien välisen yhteistoiminnan kautta, kuntayhteistyötä korostaen. Kuntaliitto on tärkeä linkki kuntien välillä. Olisikohan Kuntaliiton mahdollista omaksua hiukan näkyvämpi rooli ja olla aktiivisesti yhteydessä kunnallisten päättäjien kanssa paikkatietoasioissa?
Myös organisaation sisäinen yhteistyö on tärkeää eri alojen tuntemuksen ollessa innovaatioiden edellytyksenä. Paikkatiedon mahdollisuuksista olisi kerrottava organisaatiossa mahdollisimman laajasti. Kun tieto mahdollisuuksista lisääntyy, syntyy uusia käyttötarpeita ja innovaatioita. Tavallisesti järjestelmäkehityksestä vastaa ohjelmistotoimittaja yhdessä paikkatietoyksikön kanssa eikä eri toimialojen erityisosaamista hyödynnetä järjestelmällisesti.
Mitään yleispätevää vastausta tuskin on olemassa kysymykseen, minkälainen paikkatieto-organisaation tulisi olla. Toiminnan johtaminen yhteistyöryhmin on kuitenkin lähinnä lyhytnäköinen eikä pysyvä ratkaisu.
Opinnäytetyöni perusteella vaikuttaa siltä, että tärkeintä olisi ratkaista paikkatietotuotannon vastuukysymykset. Tärkeää on myös, että paikkatietotoiminnalla on tietty asema organisaatiossa ja että se myös näkyy. Kunnat voivat itse päättää, miten paikkatietotoiminta organisoidaan ja miten sen arvioidaan parhaiten toimivan, jotta paikkatiedoista olisi eniten hyötyä. Kyse on lähinnä siitä, miten yhteiskuntaa ja myös kuntalaisia voidaan palvella parhaalla mahdollisella tavalla.
Kirjoittaja on insinööri (y-AMK), joka työskentelee Pietarsaaren kaupungin mittausosastolla.
Sähköposti: patrik.nyman[at]pietarsaari.fi.
1.6.2010 16:06